387、会議が抱える5つの問題と解決方法

 

こんにちは、くらもとたいしです。

 

本来会議は意見を議論しあって、最適なソリューションを見つける時間です。しかし多くの会議は今は、情報の確認といったメールで済む話に終わってしまっています。それによって、会議に不満を持っている人も多くなってしまっています。

では会議を効果的に進める方法はあるのでしょうか?もちろんあります。そしてそこでもっとも大切なことは、進行役だけが会議を作るのではなく、会議の参加者全員が、良い会議にしようとする意識を持っておかなくてはいけません。

それでは見ていきましょう!!

<Sponsored Link>


 

【会議が抱える5つの問題と解決方法】

 

私たちは会議に対して何かしらの不満を抱えています。ある人は時間の無駄だと思ったり、何も得るものはないと思っている人もいるはずです。そしてその問題を解決することが難しいとも考えているのです。

 

今から見ていくものは、会議で上がってくる問題のベスト5を並べています。そしてその問題の解決方法を見つけました。まずは問題を確認しながら、解決方法を見ていきましょう。

  • 会議を1人や2人に独占される
  • 上司が効果的に会議を回すことができていない
  • ほとんどの会議がメールで伝えられるような情報確認で終わっている
  • 携帯電話やラップトップに集中して、会議に意識が向いていない
  • 同じ議題を繰り返し話している

それでは一つずつ解決策を見ていきましょう。

 

<問題1:会議を1人や2人に独占される>
1時間の会議に10人が参加しているとします。彼らの持ち時間は単純に計算すると6分話すことが期待されます。しかし多くの場合、1人か2人に会議を独占されてしまし、他の人が発言できない状況になってしまいます。

このような自体を避けるために、進行役であるファシリテーターはバランスを考えなくてはいけません。なぜなら発言できていない人たちは、その会議に対して不安を残してしまうからです。

解決方法を見ていきましょう。まず会議を始める前には、アジェンダの共有を行っておきます。ここで今回議論する内容と問題を提示しておくことで、事前に話す内容を考えてもらうのです。そうすることによって、自分が何を発言すべきかが明確になります。

とはいえ会議中に発言けんの大きな人が議論を独占する場面は出てきます。その場合はファシリテーターが場を回さなくてはいけません。相手への伝え方としては、「一旦他の人の意見を全てすくい上げてから、あなたの話題に戻りたいと思うのですが、いいですか?」といったように、相手を立てながらも場を回していきます。

 

<問題2:上司が効果的に会議を回すことができていない>
会議を進行するのが苦手な人もいます。もちろんリーダーである以上チームミーティングをひっぱていかなくてはいけませんが、仮に部下の中にファシリテーター役が上手い人がいるのであれば、その人に託すことも悪くはありません。

もちろんそれが誰であっても構いません。年齢の高い人が会議を回さなければいけないといったルールなどはないので、得意な人が効果的に会議を進行させる方が良いのです。

 

<問題3:ほとんどの会議がメールで伝えられるような情報確認で終わっている>
その会議はしっかりと議論が行われていますか?残念ながら多くの会議がただ集まっただけで、情報を交換しあっている、つまりメールを送ってしまえば簡単に完了することをわざわざみんな集まって、会議をしてしまっているのです。

会議においてアジェンダはかなり重要です。今日の会議は何を話し合って、何を解決しなくてはいけないのか?優先順位と、誰がその行動をリードしていくのか?と行った具体的なアクションやメジャ面との方法まで話し合わなければ、会議の意味はありません。

 

<問題4:携帯電話やラップトップに集中して、会議に意識が向いていない>
サマリーを取っているのであれば、電子デバイスを触っていることは問題ではありません。もちろんわからないことを調べることも有効です。問題なのはメールやニュースを確認していることです。

もちろん、その行為は集中する価値がないと思わせてしまっているオーガナイザーに責任もありますが、最近では電子デバイスのマナーが悪くなってきていることも事実です。

解決方法としては軽い制限を設けることです。制限は簡単に、会議以外に関わること、そして誰が見ても緊急と思われる時以外、電子デバイスの利用は控えるというルールを決めてしまうことです。

 

<問題5:同じ議題を繰り返し話している>
「前回の会議でも同じことを話合わなかったっけ?」と思われる状況があることもあります。これはしっかりと会議後に情報共有が行われていないことが原因です。誰がサマリーを取って、もし会議が次回に持ち越される内容なのであれば、本日の会議内容と、次はどこから話し合わなければいけないかを、明確にしておかなくてはいけません。

 

これら全てを一度に解決することは簡単ではありません。また実はまだまだ会議における不満を持っている人はいるはずです。しかし今見ていただいたように不満を減らすことは可能です。会議は一人のものではなく、参加者が全員貢献し合いながら、良いものにしていかなくてはいけません。

ありがとうございました。

<Sponsored Link>


Follow me!