765、会議を正しく始めるための5つの方法

 

こんにちは、くらもとたいしです。

 

ミーティングの効率化について様々な提案が飛び交っており、ここでも数多くのミーティングについて取り上げてきました。ここでほとんどのトピックで共通していたことをご紹介します。

それは会議の目的を明確にし、参加者が事前に会議の内容を把握し、何を求められているのかを把握する。そしてだらだら行わずしっかり時間を決めてミーティングを行うことです。

非常に単純なようですが意外とこれができていない多く見受けられます。あなたのミーティングはいかがですか?

それではみていきましょう!!

<Sponsored Link>


 

【会議を正しく始めるための5つの方法】

 

初めて会う人への第一印象に気を付ける重要性はほとんどの人が理解していると思います。弱弱しい握手は自信がないと思われたり、しわの入ったスーツをきていると怠惰な人と思われたりしてしまいます。

ではミーティングを行う際の第一印象を考えたことはありますか?ミーティングの第一印象を損なうと後から挽回することが難しくなります。例えば冒頭に明確な目的がなければ、あとからのコンテクストが理解されにくい現象が起こります。

 

ミーティングをより生産的なものにしたければ、オープニングに集中しなければいけません。素晴らしいミーティングとは適切なトーンで、大きなテーマのイントロがあり、期待感を醸成してくれるものなのです。次から役に立つテクニックを見ていきましょう。

 

<会議の目的を明確にする>
驚くほどに多くの人が、今何のためのミーティングを行っているのかを把握していません。ミーティングには明確なアジェンダが必要です。

我々は何のためにミーティングに時間を費やしているのかを把握しなければ、何のために仕事をしているのかを理解できなくなります。したがって話が見えない場合には、内容を明確にするよう働きかけなければいけません。

 

<あげんだ一つ一つに着地点を設ける>
そして全体的になにがしたいのかは把握できても一個一個のアジェンダに目的が明確でなければいけません。

特にこのアジェンダには何が求められているのか、意思決定をする場所なのか?アイデアを模索する場所なのか?何を達成したいかを明確に設定することがミーティングでは求められます。

 

<参加者への期待値を明確にする>
参加者への期待値も明確にしなければいけません。MITの調査によると集合知に必要なことは参加している全員の人数ではなく、自分の役割を明確に把握している人がどれだけ参加しているかによって、知恵が出てくる可能性が変わってきます。

 

<グランドルールをその場で再確認する>
その場でのグランドルールを決めてしまうのも効果的です。グランドルールを決めるときはミーティングの初めに決めておきましょう。なぜなら途中からルールを作ってしまうと反発がおきてしまう可能性があるからです。

例えば「今日のアジェンダはネガティブになりがちなので、ポジティブな発言を心掛けましょう。」などです。

 

<問題の行為はその場で解決させる>
問題はその場所で解決させましょう。会議前や会議後に問題について不平を言うことがありますが、本当に不毛な時間だからです。終わってから不満を言うのは最も生産性の低い行為です。

多少言いにくいことであってもそのミーティン内で解決し、時間を無駄にしないようにしなければいけません。

ありがとうございました。

<Sponsored Link>


Follow me!