こんにちは、くらもとたいしです。

 

メールに不在メッセージを残したにも関わらず、御構い無しにメールが同じ人から次々と送られてきたり、電話がかかってきたことはありませんか？これが休暇中であればあなたの頭は、仕事モードから完全に切り替えられないかもしれません。

しかしこの問題、実はあなたにあるかもしれません。あなたが残した不在メッセージはきちんとかけていますか？もしかすると相手にうまく伝わってないことがありえるのです。

それでは見ていきましょう！！

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【メールの不在メッセージをうまく活用するには、理由と対処法を明確にする】

 

仕事から離れるべき時や離れなくてはいけない時があります。例えば何かのカンファレンスに参加する上で、数日間パソコンを操作できない時もあるでしょう。またバカンスを取っているときは極力メールなどのチェックは控えたいはずです。

その時私たちは、特にメールに関してのお話になりますが、不在メッセージを登録することがあります。この目的はメールを送ってきた人に対して、自動返信でメッセージを伝えるものです。

 

しかし実はこの不在メッセージがあまり効果的に使われていないことが調査の結果からわかりました。問題は二つあります。一つ目は不在メッセージを受け取った人がネガティブな気持ちになってしまうことが多くあることです。二つ目の理由は不在メッセージを受け取った人が相手に電話をしてしまうということです。

なぜこのようなことが起きるのでしょうか？問題の原因は不在メッセージを設定した人が、その理由と対処方法を明確にしていないことが挙げられます。多くの場合不在メッセージは、「〇〇月〇〇日から〇〇日まで不在しています。その期間中メールの返信ができないことがありますのでご承知ください。」といったメッセージです。

しかしこのメッセージでは理由が不明瞭なため、なぜメールのやりとりができないのかがわからずフラストレーションがたまります。また対処法が書かれていないため緊急の場合どのようにすれば良いのかがわからなくなってしまいます。

 

では効果的に相手にメッセージを伝えるにはどのような書き方をすれば良いのでしょうか？模範的なメッセージをまずは見ていただきましょう。

「〇〇月〇〇日から〇〇日まで休暇をいただいています。国外への旅行するため電話およびメールを確認することができないことをご承知ください。期間中での対応が必要な場合は〇〇（担当者）が対応させていただきます。〇〇@mail-address　よろしくお願いいたします。」

「〇〇月〇〇日から〇〇日まで〇〇のカンファレンスに参加しています。カンファレンス内ではラップトップの使用ができないため、メールや電話が遅れる可能性があります。期間中での対応が必要な場合は〇〇（担当者）が対応させていただきます。〇〇@mail-address　よろしくお願いいたします。」

といった具合に、明確な理由と誰が自分の代わりに対応できるのかを記載しておきましょう。相手はあなたの行動が知れるだけで安心するものなのです。

この不在メッセージ機能には便利なものがあります。例えば社内の人と社外の人でメッセージを変えることができるのです。先ほど示した例は社外の人に当てると良いでしょう。そして社内の人に関してはよりカジュアルなメッセージを残しても良いでしょう。

しかし忘れてはいけないことは、社内外関わらず明確な理由と対処法を明確にしておくことです。この二つを意識するだけで、不在メッセージはあなたの助けとなってくれるでしょう。

ありがとうございました。

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