１４２、バーチャルミーティングを成功させるために
こんにちは。くらもとたいしです。
ミーティングで起こる失敗の中で陥りやすいことは、結果だけを伝えるだけのプレゼンターが淡々と話を進めてしまうことです。しかしそれであれば報告書をあげた方が伝わりやすく、参加者の時間を無駄にすることはありません。
一方でほとんどのミーティングはこのような事態に陥っています。本日の記事はバーチャルミーティングの成功させる方法ではありますが、この内容は実際に集まって行うミーティングでも実施が必要なことを明記しているのでぜひご参照下さい。
それでは見ていきましょう！！
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【バーチャルミーティングを成功させるために】
2015年のワークサーベイによると、アメリカの社長10社中９社が、社員はいつでもどこにいてもしっかり働いてくれていると回答しています。
また別の視点で、働き方のフレキシブルの権利は、ポリシーにかかわらずシフトテクノロジーの進歩とともに変化していくであろうと考えられています。したがって企業はリモートで活躍できる仕組み作りをしなければいけないのです。
リモートで働くことが成功できる要因としては、バーチャルミーティングが重要になってきます。しかし周知の通り、ミーティング自体はテクノロジーが発達したとはいえ、大まかなスタイルは1990年代と大きく変わっていません。
しかしグローバルになればなるほど、リモートでのミーティングも増えると仮定した場合、バーチャルミーティングを成功させる方法として３つの手法を提案します。
＜関係性を深める＞
関係性の深さがミーティングの質を決めます。そうミーティングを円滑にしたければ関係性を深めることから始めなくてはいけないのです。もしあなたがミーティングのオナーならば、ミーティング開始10分前にオンラインでつなげます。
その際お互いを知らなければ、円滑なミーティングは実施できません。開始前に自己紹介や最近の出来事など、オナーがリードし参加者の関係性を深める必要があります。またミーティングの最中は積極的に名前で呼びましょう。名前を呼ばれることで、承認欲求が満たされさらに関係性が深まることがわかっています。
そしてもし面と向かって会う機会があるとすると、積極的に食事やコーヒーに誘うこともお忘れなく。
＜事前準備は周到に＞
準備は入念にしましょう。バーチャルミーティングの場合（実際のミーティングでも共通ではありますが…）、明確なアジェンダが必要とされます。参加者は周到な中でミーティングに参加でき、自ずとやる気にあふれます。
もちろんすべての内容をアジェンダに入れこむ必要はありません。しかし目的・ゴール・ミーティング内容・役割・期待値など大枠を明確にする必要があります。そして準備が周到になると話が盛り上がる可能性もあります。時間はあなたが想定している20％多く取った方が良いでしょう。
＜会議をコントロールする＞
オナーはミーティングを実行することと、参加者を巻き込む２つの仕事が要求されます。特にバーチャルミーティングの場合は、参加者を巻き込むことが簡単ではありません。
その場合一つはオナーが話を回し、参加者が積極的に話す環境を作り出すことがもちろん重要なのです。そして2つ目にオナーがミーティングの決まりごとを作る手もあります。例えば誰かが話している時は決して遮ってはならないのです。
また意見が正しかろうと、間違っていようといったん受け入れ、後からの質問の場でフィードバックをするという方法もあります。実際参加者は一人で参加しているため、疎外感を感じることが、集まって行うミーティングより多いことは事実なのです。
働き方が多様になることはまず間違いありません。そのことを前提として今の働き方を変えなければ社員はついてこなくなる可能性があります。まずは何ができるのかを考えていく必要があるのではないでしょうか？
ありがとうございました。
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