１９４、マルチタスクの中で集中する方法
こんにちは。くらもとたいしです。
一つのことに集中したいのに、他のことが気になって頭の中で寄り道をしてしまっていませんか？
私は以前までマルチタスクを行うことが得意であると自分で考えていて、ただ目の前にある複数のタスクをランダムに行っていた時期がありました。しかし様々な観点からマルチタスクが脳への負担が大きいということを知り、実際に一つのタスクに集中するのとマルチタスクを行うことで、集中力と生産性の違いを自分なりに測ってみたとこと、一つのタスクに集中する方が集中力は高まり、時間を短くすんでいることがわかりました。
とはいえマルチタスクが余儀なくされるケースも役職が上がれば上がるほど増えてくることかと思います。その場合どのような方法で自分をコントロールしていけば良いのでしょうか？
それでは見ていきましょう！！
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【マルチタスクの中で集中する方法】
一つだけのタスクに従事したいと思っている一方で、私たちは複数のタスクを同時進行で行うことを期待されています。このマルチタスクをチームで実施することの利点は、理論的にはもっとも期待値にあったポジションで、自分の知識をシェアリングし、効果的に時間を使用することができると考えられています。
しかし実際はそう単純には進んでくれません。みなさんが経験されてきてご存知の通り、15年に及ぶ研究からも同じような結果が出ています。多くの人にとってマルチタスクを行うことはストレスフルであるということです。毎回注意を切り替えていては集中力とエネルギーを消費してしまいます。
またこれがチームで動いている場合、チームによってルールが異なり、それに自分を適応させていかなければならないという困難もつきまといます。もしそれを怠ってしまうと、マルチタスクを行う以前に、チームとしてタスクがワークしなくなってしまうのです。
ではあなたがマルチタスクのチームで動いている時、自分をどのようにマネージすれば良いのでしょうか？集中の仕方が一つの鍵ではありますが、それはどのように行えば良いのかも含めて考えていきましょう。
-優先順位と一貫性-
＜大きな絵を描く＞
まず自分がしなければいけないことは、自分がなんのタスクをしなければいけないのか、そしてその優先順位はなんなのかを把握することです。効果的に時間を使用するには、時間と期待値をしっかりとあらかじめ決めておくことです。
これは自分のポジションでも異なってきますが、例えばエグゼクティブの場合は、ステークホルダーや会社の方向性を重視し、一般社員であれば会社の方向性とマネージャーの期待値から判断すれば良いでしょう。
＜戦略の一貫性を考える＞
途切れ途切れでタスクを変えていくことはお勧めできません。なぜならストレスや疲労が蓄積されてしまうからです。ここで大切なことは自分に一貫性を持つことです。前述の通り、時間と期待値を設定してタスクに取り掛かります。そしてもう一つ一貫性を守るために決めておく必要があります。
それは例えば電話やメールをチェックするタイミングは、常にではなく時間を設定しておくなどです。タスクを取り組んでいる時に横からの妨害をなるべく抑えることが大切です。
-インタラクティブなコミュニケーション-
＜自分を守る＞
例えば自分の優先順位がもっとも高いもの（私の場合は執筆だとします）を行っている時、その時間は誰にも邪魔されたくないとします。その場合、電話の時は留守番設定、メールの時は自動リアプライ機能を設定、対面のコミュニケーションの場合は、個室にこもって「Do Not Disturb（一人にさせてください）」と周囲にコミュニケーションしていくことを推奨します。こうしなければ自分は単純に集中したい場合でも、相手からは失礼であると捉えられる可能性があるためです。
＜進捗をこまめに報告し合う＞
マルチタスクをチームで行っている時の一つの欠点として情報共有が遅れてしまうことが挙げられます。その結果初期段階ではたいしたことなかったことも、取り返しのつかないことになっていまうと言うことです。そのような事態を避けるために、頻繁に情報共有のコミュニケーションは行っていかなければなりません。また情報の共有だけではなく、他社の動きや小さな懸念点も同時に共有しておくことが大切です。
-楽観的な自己成長-
＜自分自身を知る＞
マルチに働いていることの恩恵として、様々な見解が同時にインプットできることが挙げられます。そのことによって今まで自分が知らなかった自分を発見できたりもするのです。自分はこの分野が強みで、この分野が苦手だったということも同時に気づくことができます。
それを意識していれば、マルチタスクの中で自己成長が見込めるのです。もちろんこれには自分に集中していなければいけません。自分に集中していなければその認識に気づくチャンスをなくしてしまっているということになるのです。
ありがとうございました。
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