３２４、会議をもっとも効果的に行うには、参加者を8人以下に設定すれば良い
こんにちは。くらもとたいしです。
「今日も朝から夜まで、ずっと会議で詰まっている…」
その会議、本当に全て出席しなければいけませんか？例えば会議中にメールをチェックしたり、他の片手間でできる事務作業を行いながら会議に参加しているのであれば、その会議は参加する必要はありません。
自分に大きく関わりがないものはその会議のサマリーを読むだけで十分です。どの会議に参加して、どの会議に参加しないかを決めるのは、もちろんオーガナイザー中心に考えられますが、参加者であるあなたも参加しない権利は持っています。
一度今の会議を見直して見ませんか？不要な会議を捨てることで、あなたはもっと生産的な仕事に時間を当てることができるようになるかもしれません。
それでは見ていきましょう！！
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【会議をもっとも効果的に行うには、参加者を8人以下に設定すれば良い】
今行われている会議は問題だらけです。その中でも会議の参加者を選ぶことに関してはあまり今まで重視されてきていませんでした。関係がありそうな人、むしろあまり関係のない人まで会議に参加しているという状態が起こっているのです。
しかし会議には参加者が多ければ多いほど良いというわけではありません。なぜなら参加者が多いほど一人の発言量は弱くなります。もしかすると会議中一言も発しないまま終わる人もいるかもしれません。これは明らかに時間の無駄です。
またそもそも会議を行う上でもっとも効果的な人数は5〜8人であると言われているのです。この人数を越えると会議の質が下がることが調査からもわかっています。
であるならば、私たちは会議を再構築していかなければいけません。しかし今までのスタイルを予告なく変更すると、至る所で不協和音が生じることでしょう。順を追って変更していくことをお勧めします。
まずは変更することを周囲に伝えます。組織は透明性が大切です。なぜこの変更が行われるのかをしっかりと社員に説明しなければいけません。ここでは参加者の人数を減らすことのメリットを中心に、変更を伝えていきます。
次に参加者を誰にするかを考えます。一つのプロジェクトには多くの人が携わっています。その中で最大8人を選ぶというのは簡単ではありません。何を決め手に選んでいけば良いのでしょうか？それはトピックに対してもっとも知識を持っている人。決まったことに対して実行する人。直接的なインパクトを持っている人。新しいものを吸収し、何かを作り出すことができる人。この４点を中心に参加者は選んでいきましょう。
そして次に大切なことは参加者の責任をきめることです。今までの会議ではなんとなく座っていて、意見を求められたら、その場で考えて発言する、ことが多かったのではないでしょうか？しかしそれではなぜあなたが必要なのかがわかりません。今選ばれている8人は、その会議でもっとも必要な人たちです。そんな人たちにはどんな発言や行動、を期待しているかを明確にしておかなければいけません。これは参加者にインビテーションを送ると同時に、つまり事前にシェアすることが理想です。
最後にサマリーはしっかりとつけておきましょう。なぜならサマリーをその会議に必要な人に送ることで、その会議で何を話し合い、決まったかを知らせることができるからです。
サマリーを書くときに気をつけなければいけないことは、簡潔であるかどうかです。会議の内容を全て記録するのが良いサマリーというわけではなく、必要なポイントを絞り込み、明瞭に書かれているのが良いサマリーです。
また決定事項全てにネクストステップも記しておきます。そうすることで誰が何をいつまでに行うかを組織として把握することができるからです。
ありがとうございました。
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