３３５、重要なタスクに集中し、他のタスクを切り捨てる方法
こんにちは。くらもとたいしです。
「毎日が忙しくて自分の時間が確保できない。」と言う人は一度、自分の1日をどのように過ごしたのかを書き出して見てはいかがでしょうか？その上で、これはするべきだった、これはするべきではなかったと取捨選択をしていくのです。
1日だけではデータは不十分ですが、これを１週間ほど続ければ、平日の一日の中でパターンが見えてくるはずです。あとは慢性的に行なっていた、やらなくてもいいのにやっていたことを削れば、忙しいと思っていた1日に時間を作ることができます。
試して見てください。私はその方法でこのブログを1年近く続けることができています。
それでは見ていきましょう！！
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【重要なタスクに集中し、他のタスクを切り捨てる方法】
やらなければいけない仕事を後回しにしていて、締め切り間近になって焦ってやり始める人はいませんか？あなたがもしそうなら、安心してください。あなたは一人ではありません。
人間の行動から分析すると、そのタスクが重要であることは変わっていても、複雑で手間がかかりそうなものは無意識に後回しにしてしまう傾向があるのです。
しかし本来重要な仕事は余裕を持って終わらせることが推奨されています。なぜなら重要な仕事ほど他の多くの人が関わっていたり、複雑なものであれば時間をしっかりと確保した方が完成度が高いものになるからです。
それでは仕事の優先順位を正しくつけるためにはどのようにしたら良いのでしょうか？ここにはいくつかの考慮に入れておくべき4つのポイントを押さえておきましょう。
＜重要な仕事は時間に余裕を持たせてスケジュールを設定する＞
その日一日のタスクリストを作っている人は多くいるかもしれません。もしあなたがタスクリストを作っているのなら、一度自分のメモを確認して見てください。そこにはびっしりとタイムラインまで綿密に書き出されていませんか？そしてそのタイムラインがかなりタイトなものになっていませんか？
簡単に手間がかからず終わるタスクはこのように時間を制限して早く終わらせることをお勧めします。しかし重要なタスクを時間をタイトに設定してしまっては、その時間内でそのタスクが予定のところまで到達しないと、多くの人はやる気を失います。重要なタスクは時間に余裕を持って設定することをお勧めします。
＜物事は分割して考える＞
誰しもが、「こんな複雑なタスクを完遂できるはずない！！」と頭を抱えたことがある人も少なくないのではないでしょうか？しかしご存知でしたが全体が複雑にまとまっているものも細分化していけば単純なタスクのまとまり合いであったことを。（もちろん細分化しても複雑なタスクは存在しますが…）
そこでまず考えるべきことは物事を２分割してみるのです。それでも難しければ、その2分割を考えてみる。スケールをダウングレードしていくことによって、自分のレベルにまで落とすことができます。これができればあとは優先順位をつけてその小さなタスクの集まりに取り組むだけです。
＜不安な気持ちをコントロールする＞
人はプレッシャーがかかると不安を感じます。そしてその不安の感じるレベルによって、その仕事の出来が変わってくると言っても良いくらいです。
こんな実験があります。被験者を二人用意します。彼らは能力やスキルはほぼ同等の人材です。しかし一方は楽観的に物事を考えられる人。もう一方はプレッシャーがかかると過度に不安を感じる人です。彼らにふかの高いタスクを任せたとき、予想通り、後者は前者に比べて仕事の進みが悪いことがわかりました。
同じ能力を持った人材でも感情の捉え方一つで仕事に大きな影響を与えるのです。
＜重要でないタスクに使う時間を減らす＞
多くの人は目の前の仕事に没入しがちです。そして没入しがちなタスクの種類は、あまり重要ではないが緊急性が高いタスクです。このタイプのタスクはある程度達成感があるため仕事をした気になってしまいます。しかし実際は降りかかってきたタスクを処理しただけで、新たなものは何も生み出すことが出来ていないのが現実です。
例えばこんな考え方があります。「あなたは目の前にいる牛を策に入れるように毎日走り回りますか？それとも時間をかけながらも塀を作り、そこで牛を飼いますか？」この質問は今目の前にある仕事のことのみを考えるか、先の効果的な方法を見据えて考えて行動するかの違いです。
このように書き出せば後者が有効なことくらいは誰でもわかりますが、多くの人が前者の考えをしてしまっています。重要ではないタスクを減らすためにはどのような工夫が必要かを考えることも大切な仕事の一つです。
ありがとうございました。
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