４２７、忙しい組織の生産性の高め方
こんにちは、くらもとたいしです。
生産性という言葉を聞いた時、あなたはどのようなイメージを持ちますか？
日本は他の先進国と比べて生産性が低いというイメージを持つ人もいれば、ロボットが人間に置き換わることで生産性は伸びるといったイメージを持つ人もいるはずです。
どこの組織でも生産性に対しての問題は持っているはずです。画期的な解決策がないままで、生産性をあげるためには私たちは何を考えていかなければいけないでしょうか？
それでは見ていきましょう！！
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【忙しい組織の生産性の高め方】
効率性を考えた場合、人よりロボットを活用した方が効率性が高まることは明らかです。なぜなら彼らには気分の上下もなければ、疲れることがないので休憩しなくても良いからです。おそらく世界が全てロボットに置き換わったら私たちの生産性は一種のピークに達することでしょう。
おそらくこのような世界はやってくるはずです。（この時人間が世界の中心にいるとは限りませんが…）しかしこれはもうしばらく先の未来です。今の段階では、まだまだ人にしかできない仕事があります。そしてほとんどの人が個人のキャパを越えながら働いているのです。
今個人に対しての仕事量が問題視されています。そう私たちは物理的に仕事量を持ちすぎているのです。これによって生産性は下がってしまっています。一方で企業のトップは生産性を求めます。そのような場合私たちは何を考えなければいけないのでしょうか？本日はマネージャー視点でチームの生産性を高める方法を見て行きましょう。
まず私たちがチームのために考えなければいけないことをあげると、
- 各個人の最も優先すべき仕事を明確にする
- その最も重要である仕事に従事できている割合を知る
- その仕事ができていない理由と割合を調べる
この3つのデータが揃ったら、次のステップに進んで行きましょう。これから紹介するのは、不要な仕事を無くすこと、負荷を減らすこと、生産性を向上させる3つの方法です。
＜不要な仕事を無くす＞
ビジネスの規模が大きくなってくるにつれて、本来必要ではなかった仕事が増えてきます。例えば本来は売り上げを伸ばしていくことが最も優先される目標であるならば、社内ではなく顧客と会う必要があります。しかし社内のプロジェクトや会議などでそのような機会が減っていくことはどこの企業でも起きていることです。
そこで一度立ち戻って見なければいけません。私たちが最も優先すべきことはなんなのかということを。そう優先順位を見失ってはいけないのです。特に組織が大きくなってくると、何に役立つのかすらわかっていないプロジェクトが多く存在します。マネージャーのすべきことはこのビジネスに貢献できていない仕事を無くしてあげることです。
＜不要な仕事の負荷を減らす＞
もちろん全ての仕事を無くすことはできません。しかし負荷を減らすことは可能なはずです。キーワードは単純化。社員個人が自身の仕事に優先順位をつけて、上位の仕事を優先にこなしていくことは大切です。しかし下位の仕事でもこなさなければいけない仕事もあります。
マネージャーはこの仕事を単純化させなければいけません。いかに社員の負荷を少なくするのかを考えるのです。例えばレポートを考えてみます。マネージャーはデータを分析するために、部下に多くのレポートを要求します。しかし同じような内容のレポートを要求してしまっていることはありませんか？このような仕事は単純化させていかなければいけません。
＜生産性を向上させる＞
このように不要な仕事を無くしたり、負荷を減らすように優先順位を明確にし、単純化させていったとします。次にマネージャーが必要なことは、部下の仕事の最適化と、モチベーションのアップです。例えば仕事の裁量を高めることも大切です。一人一人の責任感が増すことによって、自分たちの仕事に真摯に向き合うことができるようになります。
またチームコラボレーションも大切です。チームで働く時に重要なのは、情報の均一化です。組織の透明性が高くなることによって社員はチームとして協力しながら働くことができるようになります。これは組織の生産性を高めるために必要なスキルとなってきます。
ありがとうございました。
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