４９６、生産性を上げるためにはタイムボックスを設定する
こんにちは、くらもとたいしです。
本日はタイムボックスの効果をみていきます。あまりこの単語に聞き馴染みがないかもしれませんが、時間割と考えれば理解しやすいかもしれません。時間割は決められた時間の中で効率・効果的に学習の効果を高めてくれます。
しかも今までは時間割は学校によって決められていましたが、仕事では自分で時間割を決めることができるのです。初めは自分で時間割を決めることに抵抗を感じるかもしれませんが、慣れてしまえば飛躍的に生産性が伸びるかもしれません。
それでは見ていきましょう！！
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【生産性を上げるためにはタイムボックスを設定する】
十数年前にTo Do Listを作成するようになってから私の生産性はおよそ２倍に上がりました。しかし今これだけでは立ち回らなくなってしまってきています。原因は下記5つの通りです。
- 選択すべきタスクが許容を超えた
- より簡単でシンプルなタスクから手をつけるようになった
- 重要で緊急性の低いタスクばかり集中するようになった
- To Do Listだけでは時間管理が難しい
これらの問題はTo Do Listだけの問題ではありません。そして3つ目に関しては悪いことではないように見たりもします。しかし実際仕事を回していく中で重要で緊急性の低いタスクばかりではありません。他のタスクを優先順位低くおいていくことで、有用ではないが緊急性が高いタスクが増えてくるという弊害も出てきます。
そこで私はTo Do Listに加えて、タイムボックスを導入しました。1日の労働時間の中に、To Do Listのタスクを時間を設定し、カレンダーのように設定していくのです。これは従来の自分のスケジュールを手帳に記入していくこととは少し違います。タイムボックスとはあくまで自分が主体的にスケジュールを時間を意識して管理していくことなのです。ここからはタイムボックスを導入することの利点を見ていきましょう。
- まずタスクが明確になります。To Do Listを作成した時点でもタスクは明確になりますが、それをスケジュールに落とし込むことによって、時間の明確化を測ることができるようになるのです。
- 次は効率がよくなります。それはスケジュールは相手と共有できるからです。例えばチームメンバーが互いに時間を共有できることによって、相手が今何をどれくらい進捗しているかを確認し合うことができるようになります。
- 過去のタスクの整理が容易になります。なぜなら全てスケジュールに反映されているからです。タイムボックスは自分が何をしてきた、そして何をするのかを思い出させてくれます。
- 時間をコントロールできるようになります。仕事において人が満足を感じるのは、自分が自分の仕事をコントロールしている時だと言います。確かにタイムボックスを設定することによって、主体的にスケジュールをコントロールできるようになります。
- 初めはタイムボックスを設定することで窮屈な思いをするかもしれません。特に今まで時間を特に意識していなかった人には、時間によってタスクを変えることはストレスを感じるかもしれません。しかし一度タイムボックスを試してみてください。時間を設定することでより仕事にメリハリをつけることができ生産性が上がるので。
ありがとうございました。
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