こんにちは、くらもとたいしです。
いつも仕事に追われていませんか？しかも事務作業に。その中でも毎日時間を奪われているのがメールです。そろそろ本気でメールとの付き合い方を考えなければいけません。
それでは見ていきましょう！！
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【メール処理の時間を減らし、生産性を高める】
一日の仕事のうち28%がメールの確認や返信で使われていることがマッキンゼーの調査でわかっています。時間に直すと2.6時間、平均120通のメールと向き合っているのです。私たちは大きく2つの種類に別れます。
一つは全てのメールをチェックする人。もう一つは既読のメールを積み重ねる人です。前者は時間がかかり、後者は未読サインによるストレスがかかります。
ではどのような行動が私達から時間を奪っているメールとの付き合い方をとして正しいのでしょうか？
＜メールチェックの回数を減らす＞
私達は平均15回メールをチェックしています。30分に一度は確認している状態です。しかし調査からわかったことは人はそこまで返信を急いではいないということです。実際11%の人しか一時間以内の返信を要求しておらず、他の人たちはその対象ではないということです。つまり15回から5回に回数を減らしても構わないのです。
＜見る時間を決める＞
朝イチでメールをチェックしていませんか？朝の時間は最も頭が働いている時間です。その時間にメール処理を行うのは得策ではありません。このように時間を決めてメールチェックを行うことが大切なです。自分が最も集中できる時間には今時分が最も取り掛からなければいけないタスクに集中しましょう。
＜フォルダー分けを行う＞
「あのメールどこにやったっけ？」こんなことが日常茶飯事ではありませんか？そしてそのメールを探すのに時間を取られてはいませんか？フォルダー分けを行いましょう。はじめの設定に時間はかかるかもしれませんが、ある程度細かく設定しておくことで、後から探すときの手間を省くことができます。
＜関係ないメールは読まない＞
自分にはあまり関係がないけどCCが入っているケースは少なくないはずです。この場合は積極的にメールをとばしましょう。全てのメールを確認している時間はもったいないのです。これは社内の意識付けも必要です。メールは簡単に送ることができるツールであるからこそ、このメールが誰にとっていかに大切であるかということを意識しなければいけません。
ありがとうございました。
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