５９０、メールでネガティブなフィードバックを行わなければいけない時の伝え方
こんにちは、くらもとたいしです。
電話でのコミュニケーションでは対面でのコミュニケションより誤解が生じやすくなっています。そしてさらにメールでのコミュニケーションは電話でのコミュニケーションより誤解が生じやすいのです。
一般的にコミュニケーションがデジタル化すればするほど感情が伝わりにくくなるとされています。そんな感情の行き違いをなくすための方法はあるのでしょうか？
それでは見ていきましょう。
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【メールでネガティブなフィードバックを行わなければいけない時の伝え方】
デリケートなコミュニケーション、例えばメールでのフィードバックによってあなたはネガティブな印象をうけたり、反対に与えたりした経験はありませんか？
デジタルデバイスである電話と比べても、電話では相手の声のトーンや心理的なジェスチャー、声の大きさなどから相手のリアクションを読んで話すことができるが、メールではこのような感情の表現を得意としていません。
したがってメールでは電話や対面と違いネガティブなバイアスがかかってしまうと、専門家はいいます。
専門家いわく送り手がポジティブな感情でメッセージを送る場合、受け手は特に大きな感情の変化はありません。また送り手が特に感情を有していないメッセージを送る場合、受け手はネガティブな感情に受け取っているとされているのです。
もしあなたが上司や部下と常に顔を合わせているような職場ではない場合、あなたは特別な注意を払わなければいけません。ここの少しのヒントをご紹介していきましょう。
【感謝言葉から始める】
批評をしなければいけない場合、ファーストステップは親切でなければいけない。多くの研究では感謝の意を表すことが社員のモチベーションを高めることが分かっています。
難しいことはせずとも、まずはこの感謝から始めると良いでしょう。そしてこの始めりがのちに続くメッセージにつながるのでうす。
＜特定のそして行動可能なアクションを与える＞
部下が向かっている方向性を明確にしながらも、何をするかを具体化させます。例えば部下が作成したプレゼンテーションが複雑で長い場合、方向性をただしながらも、枚数を削減させる行動をさせると良いでしょう。
＜命令口調を避ける＞
命令は相手を未熟労働者に変化させます。つまり意見を聞かないとなにも行動できない人物になってしまうのです。どんな相手であれ、自分がへりくだる姿勢を忘れてはいけません。
＜工程を強調する＞
人の脳は終わりが見えていると、モチベーションを下げることなく活動できます。したがってメッセージを送る際、上司は部下に過程を強調して伝える必要があるのです。
＜「まだ」という単語を使用する＞
「まだ」という言葉をうまく使いましょう。例えば「このデザインは私が求めているものとは違う。」ではなく「このデザインはまだ私が求めているものとは違うようだ」では、どちらのほうが批判的に聞こえるでしょうか？少しの差であるが、相手の受け取り方は大きく変わってくるのです。
ありがとうございました。
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