こんにちは、くらもとたいしです。
皆さんは一日に何回メールボックスをチェックしますか？おそらく数え切れないくらいの回数ではないでしょうか？それほど本来は違うはずですが、仕事のメインをメール奪われてしまっています。
この呪縛から逃れることはできるのでしょうか？
それでは見ていきましょう！！
＜Sponsored Link＞
【毎日のメールチェックの時間はどれだけ減らせるか？】
マッキンゼーの調査によると仕事の28%の時間をメールチェックに費しているといいます。アメリカのフルタイムワーカーで2.6時間、平均120通を目に通しています。
本来メールチェックは仕事のメインではありません。しかし28%もの労働時間を使っているのであればこれはもはや主流としか言い様がありません。
ここから私はこの時間を半分に減らす方法を見ていきたいと思っています。効果的にかつ半分の時間にするためには何に気をつけなければいけないのでしょうか？データとして一日平均15回、37分おきにメールチェックを行っています。
まずはこれを半分に減らしましょう。どれだけの人がメールを送って一時間以内の返信を期待しているでしょうか？社外の人で11%、社内の人で8%です。つまり37分おきにメールを返信する必要はないのです。まずはメールチェックを一時間に一度に設定してみましょう。
メール受信の通知が気になりますか？解決方法は簡単です。メールのアプリケーションを閉じておきましょう。自分が見たいときに開くのです。それだけであなたがコントロールできる立場にかわります。
次にInboxにメールを溜め込まないことです。整理していつでもどこに目的のメールがあったかをわかるようにしておく必要があるのです。確かに毎回メールをフォルダに振り分けることは面倒かもしれません。
しかし目的のメールを見つけるためにメールボックスをチェックしている時間は毎日平均27分使われています。この時間ゼロに近づけることができるようになればどうでしょうか？
時間とともにストレスも軽減できます。もっと効率的にするためにはどうすれば良いでしょうか？Outlookユーザーであればショートカットを使いましょう。すでにフォルダを分けている前提ですが、その状態で該当のメールにShift＋「v」を押すことで、マウスを使うことなくフォルダを移動できます。細かなポイントかもしれませんが、実は慣れるとかなり効率化良くなります。
最後にですが、自分と関係のないメール内容は読まないことです。多くのメールが自分には直接関係はないがccなどで情報がシェアされているものです。
あなたはすべてのメールに目を通すべきでしょうか？おそらくそんな時間はありません。むしろメールの内容に優先順位をつけて、読むもの読まないものをしっかりと分けていく必要があります。
ありがとうございました。
＜Sponsored Link＞
関連
