７４０、メールで良い印象を与える書き方教えます
こんにちは、くらもとたいしです。
何気なくかわしているメール。これはビジネスでもプライベートでもどちらも活用しているツールだと思います。メールは簡単に行えるコミュニケーションツールとして使用されていますが、その作成方法は軽視されがちです。
しかし実際、メールを正しく作成できるスキルが付くと、周囲から評価をうけることのできるツールでもあるのです。
それでは見ていきましょう！！
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【メールで良い印象を与える書き方教えます】
毎日雪崩のようにメールが届いて来るとは思いますが、調べたところ平均で日に121通受け取っているとのことです。これは一つ一つのメールのインパクトが減少するようにもとらえられます。
また私たちはLinkedInのプロフィールやレジュメにはしっかり考えて文章を作成しますが、メール一つに対しては忙しさのあまり雑になっているケースはないでしょうか？打ち間違いとかは大目に見てねという現象がメールの世界ではまかり通っていないでしょうか？
メールを単なるコミュニケーションツールと考えてはいませんか？もちろんコミュニケーションを図る最も便利なツールであることは間違いありません。しかしそれに加えて一つ一つのメールがあなたの評価やブランドになっていることを忘れてはいけません。
＜長すぎるメールを送っていませんか？＞
あなたのメッセージは長すぎませんか？読み手が分かるバックグランドは入っていますか？重要なことは簡潔かつ相手の視点に立って書かれていることです。
読み手が一つのメールを読むのに変えることのできる時間は8秒です。その中で要点をまとめる努力をしなければいけません。
＜多くの人にCCをつけすぎていませんか？＞
CCを入れる文化が根付きすぎて、誰彼にでもCCをつけすぎていませんか？まずはその文化を消していきましょう。メールのやり取りが続いていても、このメールの内容に本当にこの人は必要か？と言うことをしっかり意識してCCはつけていきましょう。
＜もっとも大切な内容が強調されていますか？＞
一つ目に近い内容ですが、内容を簡潔にしすぎるあまり、大事な文脈を飛ばしたりはしていませんか？相手が読んで意味が通らなければ、そのメールは意味のないものになってしまいます。急ぎすぎて、自分の考えが不十分なまま通していくことは避けましょう。
＜メールに対する誤解をなくす＞
では簡単に相手に自分の考えをメールを通して理解してもらうためにはどうすればよいのでしょうか？みんなが持っているかもしれないバイアスの一つとして、声のトーンや相手の表情が分からないメールは、そもそも理解されにくいと思ってしまっていることです。
しかしメールでも下記の要点を抑えていれば、対面や電話でのコミュニケーションに負けないぐらいの相互理解が可能になるのです。
・まず件名の部分で、読み手側の期待値を明記することです。例えば、「Action」「Help」などといった具合に相手に何を求めているかを知ってもらえるようにしなければいけません。
・相手の理解を深めるためにも、メールの冒頭で自分が最も伝えたい明確なメッセージを記入します。
・人が複数いる場合、誰に何を求めているのかを明確にしなければいけません。
・確認のために、自分たちのメール作成スキルが上がっているのかを定期的にフィードバックを行い、スキルを高める努力をしなければいけません。
ありがとうございました。
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