７７８、難しい話をヴァーチャルミーティングで成功させるには？
こんにちは、くらもとたいしです。
みなさん、WEB会議を行ったことはありますか？おそらくその会議は2種類あり、一つは一方的にプレゼンターが話すもの。そしてお互いディスカッション形式で行う種類があるかと思います。
前者はもちろん相手のリアクションが読めませんが、一方的に話をすることができるので自分の伝えたい内容は伝えることができます。(伝わっている稲井は別ですが…)
しかしディスカッション形式となると難易度は急増します。そんな時お互いスムーズにヴァーチャルミーティングを実施できる方法はあるのでしょうか？
それではみていきましょう！！
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【難しい話をヴァーチャルミーティングで成功させるには？】
ハッサンはフラストレーションのあまり、ペンと消しゴムを手のひらで弄り回していました。
彼は先ほど5か国との80分のバーチャルミーティングを終えたばかりです。彼らは先月ビデオカンファレンスで一つのことを合意していました。
しかし先ほどヴァーチャルミーティングに参加していたインドネシアはそのコミットを破っていました。そしてそのことを少なくともほかの3か国は知っていましたがそれについて何も言わなかったのです。
実際ミーティングリーダーはヴァーチャルミーティングはアジェンダですべてカバーされているようだと言っています。30年にも及ぶ行動調査の結果から、チームや関係性組織の健全性は問題や議論のラグタイムで測ることができるといわれています。
つまりその問題に対して長く取り組んできているチームのほうが、よりチームの信頼やエンゲージ、生産性が増すといわれているのです。
私たちの調査によると、ヴァーチャルチームでの信頼関係は2.5倍、通常のチームと比べると信頼の無さやコミットの破棄などが起こっています。そして5倍から10倍それらに対する不信感は残っているのです。
これらの問題はリーダーが早急に解決していかなければいけない問題の一つです。このままヴァーチャルチームの不信感が募っていくと、次第に欠陥が生まれ始めます。そして誰も何も言わなくなり沈黙が迫ってくるのです。
それではこの状況を引き起こさないためにも私たちはどのようなsくしょんを起こすべきなのでしょうか？
＜信頼できることを証明する＞
ヴァーチャルチームの信頼感の欠如は身体的なコミュニケーションが乏しいことが考えられます。したがって発言や文章は慎重に行わなければいけません。思わぬ一言が不信感につながることがあるからです。
＜許可をえる＞
ヴァーチャルチームにとてもセンシティブな問題、しかし重要な問題を投げかける場合はいったん断りを入れましょう。事前に相手に受け入れつ体制を作ってもらっておくことで、事態の悪化を防ぐことができます。
＜自分が求めているものを共有する＞
相手から離れていると、自分が伝えてほしくない情報まで広まってしまうケースは起こりえます。つまり相手には何を伝えたくて、何を伝えたくないのかを事前に市共有しておくことが大切になります。
＜ゆっくりとストーリーを伝え、事実を優先に考える＞
共用語が母国語でない人もいます。その場合早口にまくしたてるとすべて正確に伝わらないこともあります。ストーリーを伝えるときはできるだけゆっくり正確に、そしてまず結論を話すことで相手に理解を深めてもらいましょう。
＜結論を明確にする＞
そして内容を確認して、お互い不鮮明な点がないかを確認する場を設けます。ここでみんなの認識をフラットにします。
＜あなたが求めていることをエビデンスのもとフォローアップする＞
最後に会議が終わった後はフォローアップの連絡を行います。ネクストステップまでを記したサマリーを共有することで自分に求められていることを確認し合いましょう。
ありがとうございました。
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