９００、参加したくなる会議をデザインするには？
こんにちは、くらもとたいしです。
マネージャーにとって会議の時間をいかに有効的に使うかは大きな課題として存在しています。そして多くの方法が提示されているのにもかかわらず、日本の会議室では今もだらだらと会議が行われています。
そのような状況のま反対である、参加したくなるような会議とはどのような会議なのでしょうか？
それではみていきましょう！！
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【参加したくなる会議をデザインするには？】
会議をより効果的・生産的に行うには様々なアドバイスがありますが、リーダーが期待しているほど、組織の会議はうまく機能していないことが多いのではないかと考えられます。また会議には結果よりもほかに、参加したからこそ生まれる何かを提供しなければいけないのです。
会議においての質とは何でしょうか？それはおそらく関係性・価値・満足感を感じることです。それはいくら結果を重視している会議でも求めなければいけないことなのです。
私はまず会議をこのような体験をもたらすためにも二つの質問をしています。「パワーのアルグループはどんなものなのか？」「グループにおいてパワフルであるとはどういう意味を持つのか？」です。
そして次のステップとして以下のことを心掛けています。まず重要でないことは言わず、参加者にインパクトを残す意識をする。そして参加者にはその会議に対して積極的に参加させる体制にする。
最後に会議中、そして終わった後にも価値のあるものにするということです。言い換えれば参加するならばお互い意味・生産性のあるものにしなければいけないということになります。ではどのように働きかければよいのでしょうか？
＜事前準備をしっかりする＞
会議を有意義なものにするためにも十分な事前準備をする時間をもうけなければいけません。もしほかの会議などで遅れたり準備がしっかりできていない状況だと会議の持つ効果は発揮されないことを理解しておきましょう。十分に準備をしておくことで自分の心にも余裕を持つことができるようになります。
＜共感を示す＞
人は相手の人の心を気遣いながら行動を起こします。共感は対面のコミュニケーションで起こりえます。つまり会議の時は極力電子機器の釣り扱いを控えたほうが良いでしょう。
＜参加者を積極的に参加させる＞
会議のルールとして以下のことを覚えておきましょう。まずできるだけテクノロジーの力を使わない。そして相手を邪魔するような行動や言動を避ける。相手が話しているときはリスペクトの念で話を聞く事を徹底しましょう。
＜一つのトピックに十分な時間を用意する＞
一つのアジェンダに対してほとんどが20％足りないと感じられています。一つ一つのトピックに十分時間を割くようにしましょう。
＜一人が主導権を握らないようにする＞
一人が会議における主導権をにぎっている状況を避けましょう。別にルール決めまでする必要はありませんが、会議は参加者全員が参加していることが望ましい形となります。
ありがとうございました。
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