２５１、なぜメールは私たちにストレスを与えるのか？その原因と対応方法のご紹介
こんにちは。くらもとたいしです。
4月から長いところで数ヶ月間、新入社員のために会社研修が行われます。新入社員の人たちには、仕事が始まって２週目を迎えたので、そろそろビジネスのベーシック、メールの書き方のレクチャーを受けた人もいるのではないでしょうか？
メールは簡潔と明瞭さが求められます。この二つを意識できなければ、特に忙しい上司の人からは返信するもらえないかもしれません。
※同サイト内のTOPIC SELECTIONでは、今後「プロフェッショナルなメールの書き方」も紹介していく予定なので、ぜひ楽しみにしていてください。
※2018年5月20日追記：TOPIC SELECTIONにメモライティングのトピックを追加しました！！「仕事ができるかどうかは、あなたのメモの書き方を見ればわかる」をテーマに様々なメモの書き方を紹介しています。ぜひこちらからみてみてください。
それでは見ていきましょう！！
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【なぜメールは私たちにストレスを与えるのか？その原因と対応方法のご紹介】
メールに仕事を潰されることは簡単です。調べによると、1日のうち４.1時間は誰かへメッセージの返信に時間を割いていることがわかっています。その中でもメールは1.35時間の時間を消費していることがわかりました。
そして最近の研究によると、メールに時間をどれだけ消費したかだけではなく、メールボックスにメッセージが入っているだけで人はストレスを感じることがわかったのです。
なぜメールは私たちにストレスを与えてしまうのでしょうか？私たちは２週間のメールのトラッキングを行い、その原因解明につとめました。
まずわかったことは、メールの種類には、アシスタントの要請やクライアントとのコミュニケーション、そしてネットワークやイベントの招待の大きく分けて３種類の分けることができることです。また登録している企業からのプロモーションメールも入ってきます。（しかしこれはアプリを使えば、労力をかけずに勝手に既読にすることができます。）
これらのメールを除いても私のメールボックスには２週間で1161通メッセージが届きました。メールの受信は受動的なものなので減らすことは簡単ではありませんが、メールから受けるストレスをうまくマネージするためにはどのような対応が必要なのでしょうか？
ここからはその対応法3つをご紹介していきます。
＜イエスを誘発させる＞
ノーということはプロフェッショナルにとってタフなことです。あなたは相手を失望させたくないでしょうし、ポジティブな印象をもたせたいと思うでしょう。
そこでメールの書き方に工夫をしなければいけません。ノーの後に続くのは理由です。したがってあなたのメールが相手にとってノーと返信しなければいけない内容であれば、自然とメールの交換数は増えてしまいます。
解決策はいかに相手にイエスと言えるような提案や返答を考えることができるかです。これは送り手も受け手も同じことが言えます。イエスを引き出すことによって余分なメールのやり取りを行わないようにすることができるのです。
＜ノーを言いやすい環境を整える＞
もちろん全てをイエスで完結できる訳ではありません。時としておたがいノーを言わなければいけない時があるはずです。そんな時に大切なことはノーを言いやすい環境を整えるのです。
これはなにが効果的なのでしょうか？例えばノーを言いにくい環境を想像してみてください。ノーというために周り道をしてしまうことでしょう。それが結果的にメールを多く重ねる結果になってしまうのです。
＜優先度の高いメールに集中する＞
正直にいうと、重要度の高いメールなどは全体のおよそ10％です。私たちはメールを返信するのに多くのエネルギーを消費する必要はありません。優先度の高いメールにのみ集中すれば良いのです。
したがって送り手も気をつけなければいけません。書き方によっては、重要度が高い内容にも関わらず、相手に読んでもらえない可能性があるからです。いかにこのメールがあなたにとって重要であるかを知らせることは、相手の集中を途切らせないためにも必要なライティングスキルです。
ありがとうございました。
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