「あなたが仕事ができる人か、そうでない人かは、あるところを見れば一目でわかります。」

それはメモの書き方です。

 

「メモくらいで自分の能力がわかるはずがない。」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、メモは自分の考えをいかに明瞭かつ簡潔に伝えることができるかが鍵になります。もし残っているのであれば入社したての時に作った提案書と最近作った提案書を見比べてください。入社員の時に書いたメモがいかに稚拙でわかりにくいか確認できると思います。

 

そうメモは自分の能力を映す鏡です。ここでは全６回に分けてメモの書き方を深化させていきます。今あまり自分のメモのスキルに自信がない方も安心してください。これからのべる書き方を意識すれば確実にメモは上手くなります。

 

まずメモライティングとは、

自身のクリアな考えを伝える能力を向上させるツール

です。

メモを書くことによって頭の中を整理することができます。つまり考え、整理することができるのです。またメモを書くことによって、複雑な事象を単純化させることにもつながります。

ここで気をつけなければいけないことは、いたずらに専門用語などの難しい言葉で、長文を書けば良いのではありません。むしろ良いメモとは誰もが理解できる簡単な言葉で、できればワンページ、メールであればスクロールしなくても良いくらいの分量に抑える事です。

 

メモライティングのスキルを向上させると二つのメリットがあります。それはキャリアアップとビジネスパフォーマンスの向上です。なぜでしょうか？それはメモは残り、回るからです。誰の目にも止まる可能性があるのでそれがあなたのビジネスを測る評価基準になりうるのです。

もう一つがビジネスパフォーマンスです。メモライティングのスキルが向上すると、考えがクリアになり、次にどのようなアクションを取るべきかが明らかになるからです。

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それではどのようなメモの書き方が読み手にインパクトを与えることができるのでしょうか？本日１回目はメモを書く時に気をつけなければいけない一般的な考え方を見ていきます。

 

■読み手を知り、自分の目的を知ること
読み手の立場で考え、読み手が誰か？を見極め、読み手が意思決定をするポイントを明確化する必要があります。読み手に対する期待を明確にする事で、自分の目的を伝わりやすくさせます。

 

■読み手に何の意味があるのか？
(1)なぜ今なのか？　(2)ビジネス貢献しているか？　(3)会社のポリシーは？　(4)メリット・デメリットは？　(5)代替案は？　(6)先例は？既存の方法は？　(7)コスト・時間は？　(8)システム変更の必要性は？

など自分の意見を伝えるだけでなく、相手にとってなんの意味があるのかを明確にさせなければいけません。

 

■自分のアイデアを論理的にまとめ上げること　強力なサポート・データを用意する
自分のアイデアが、ビジネスの目的と読み手のニーズ、サポート・データと、そしてネクストステップとで強固でクリアかつ論理的な一貫性を保っていることを確認しましょう。またデータが包括的、正確、クリアであることは忘れてはいけません。

主観での意見は重要ですがファクトにかけるため、説得できる十分な要素を持っていないかもしれません。

 

■力強いオープニングとクロージングを書くこと
簡潔で、力強い言葉でメモの目的を述べることが求められます。(ex,○○を提案、確認、報告する)　更に読み手にインパクトを与えることを忘れてはいけません。最初の数行で読み手にインパクトを与えられなければ、提案の成功の確率は大幅に下がります。

またクロージングは忘れずに。クリアなネクストステップは、あなた自身と論理の正しさを読み手に植えつけることができます。

 

■クリア・簡潔・完結であること
メモは理解されるだけでなく、読み手を混乱、誤解されたりしないモノである必要があります。さらにクリア・簡潔・完結であることのバランスが重要なのです。例えば、(1)短い文章　(2)リストやブレット・ポイントを使う　(3)能動態を使う　(4)動詞よりも主語を使い短くする　(5)わかりやすい言葉　(6)付加価値のある言葉　(7)対比構造(比較)を使う(8)事実に基づき、具体的に書く

など意識すると良いでしょう。

 

■トーンに気を付ける
メモは自分の感情を表します。トーンは自分の社内におけるイメージ形成や関係構築に影響あたえるのです。トーンをコントロールしながら、感情や意図や態度を伝えることで、前向きさと自信を読み手に伝えることができるようになります。

表現が攻撃的であると、相手はそのメモを主観的であると判断し、信頼することはできないかもしれません。反対にシステマチックすぎると、相手に自分が伝わらず、誤解を生んでしまう可能性もあります。

 

■読み手にわかりやすくする
視覚的にインパクトを与えることも大切です。空白や適切なマージン、改行を意識しましょう。ひと段落は最大7~8行にし、段落の最初を強調したり、下線を引くと効果的です。また重要な単語に色付けすることも相手の目を引く上で効果的です。自分が何に注意を向けたいのかを相手に知らせる必要があります。

 

■タイポ・文法などの誤りがないこと
人名や数字など間違えてはいけないモノに人は意識を傾けますが、全体の文法や打ち間違いには鈍感な人が多いものです。しかしこのようなミスは相手の信頼を失う危険性があります。文法や打ち間違いが多いということは、書き手が読み手に対してあまり注意を払っていないと解釈されてもおかしくないからです。

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以上一般的なメモの書き方を見ていただきました。どこに注意を払いながらメモを書いたら良いか、みなさん理解していただけましたか？まだ少し漠然としていて、実際どのように書けば良いの？と疑問に持たれている人もいるかもしれません。そこで次回は、ビジネスパーソンがもっとも多く利用するメモ、メールの書き方を中心に見ていきたいと思います。

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