まとめ -メモライティング-
本日のテーマは、まとめ -メモライティング– で最終回です。
全6回にわたり、メモライティングについてみなさんと深化させてきました。ここではダイジェスト版として全体の振り返りをしていきます。今回は即実行可能なトピックだったので、何人かの読者の方から、「書いているフォーマット通りに提案書を書いたら通りました！！」とか「メールの書き方がよくなったと上司に褒められました！！」など様々な良い報告をもらえています。
初めてこの記事を読んだという人は、下記に過去記事のリンクがあるので、ぜひ参考にしてください。また今回のトピックは即実行可能なものなので、ぜひ次からメモの参考にしてくださいね。
それでは早速全6回で私たちがメモライティングの何について学んできたかを振り返ってみましょう。
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＜第一回：メモライティングが開く可能性＞
メモライティングとは、
自身のクリアな考えを伝える能力を向上させるツール
です。
つまりメモライティングを鍛えることは、相手への理解値が深まるだけでなく、自分の思考を論理的に言語化することが可能になるのです。
以下はメモを書く際に気をつけなければいけない、８つのルールを紹介していきます。
- 読み手を知り、自分の目的を知ること
- 読み手に何の意味があるのか？
- 自分のアイデアを論理的にまとめ上げること 強力なサポート・データを用意する
- 力強いオープニングとクロージングを書くこと
- クリア・簡潔・完結であること
- トーンに気を付ける
- 読み手にわかりやすくする
- タイポ・文法などの誤りがないこと
＜第二回：メールの書き方で、仕事ができる人か、できない人かを判断できる＞
メールは私たちがビジネスのシーンで最も頻繁に使用されるコミュニケーションツールの一つです。それゆえに1日に処理しなければいけない件数も膨大です。忙しい人はどのメールに対応するかを優先順位していかなくてはいけません。仮にあなたのメールの書き方が悪ければ、伝えなければいけない内容なのに読まれずにそのままになってしまう可能性があります。メールを書くうえで気をつけなければいけないポイントをパートごとに振り返りましょう。
- 送信先
To：情報を必ず共有しなければいけない人
CC：知っておいて欲しい人
BCC：知っておいて欲しいけど、誰の送ったかは知られたくない人
- 件名
あなたが相手に対して何を訴えたいかを最も明確に表さなければいけないポイントです。効果的な件名は受信者に行動を促す働きがあります。
- 本文
長くても10行以内（スクロールしなくて良い範囲）に抑えましょう。箇条書きで要点をまとめて記載しましょう。最も心がけなければいけないことは簡潔さです。
ネクストステップ・期日の設定
自分が何をするか？そして相手に何を期待しているのかを具体的に記載します。同時に相手に期待するアクションの期日も明確にしておきます。その際最低でも３営業日以上は相手がアクションを起こすだけの時間として設定するのがマナーです。
＜第三回：キーラーニングやサマリーを各ポイントは、情報を選択的にして、優先順位をつける＞
会議などに参加した時サマリーを求められることが多いと思います。そのサマリーやキーラーニングが明瞭なものであれば、より会議の内容も深まりますし、かつ相手からの評価も高まるはずです。評価される書き方は下記のフォーマットを参考にしてください。
- オープニング
→ 「xxxからの主要なラーニングをサマリーします」
メモの目的「what, why, when」
インパクトが重要 - バックグラウンド
→ このメモを今出すことの簡単な目的・事実・経緯・データの記載 (必要なら)この情報が何時・何処で入手したかを記載
情報の信頼性を高めるのに有効な手段ですが、必ずしも必要であるわけではありません。
基本的には過去。現在形で記載 - キーラーニング
→ 最大３つの主要な発見を、優先順位の順番で簡潔な文書で記載、アンダーラインで誇張。その上でデータや定義、そして実例を持って補足 キーラーニング・データは自分の提案や会社の目的、そしてフックとの一貫性を保つこと - オプション
→このメモの主目的ではないが重要な情報やメモで、カバーされなかった課題であるが、シェアされるべきことを記載(ex,遭遇した障害など) - ネクストステップ
→学んだことから実施すべきと考えること、または会社として実行すべき事を記載する
＜第四回：自分の提案が採用されるか否かは、提案書の書き方で決まる＞
自分の提案書が中々採用されないのは、実は内容が悪いわけではなく、書き方が悪いだけかもしれません。買い方を工夫してみるだけどあなたの提案書は見違えるかもしれませんよ。
- オープニング
→ コンクルージョンファースト
メモの目的の明瞭化
インパクトの重要性
必要なコスト・投資の明示
コンセンサスを得る - バックグラウンド
→ 今この提案をする簡単な事実・目的・経緯・データを記載 課題と戦略との一貫性
基本的には過去・現在形で記載 - レコメンデーション（提案）
→ 「何の詳細」に加え、「どのようにするか？の概略」 - 根拠
→ recommendation（提案）を支える根拠を最大3つ記載 必要に応じて強調 - ディスカッション
→ その他のイシューやリスク、提案根拠の仮説。代替案とそれを提案しない理由 実現のための実行プラン - ネクストステップ
→ 読み手に期待すること、特に何時までに承認欲しいなどを明確に 承認後、自分と他メンバーが実施するアクション
＜第五回：分析メモは事実と客観性が命＞
分析レポートは事実と客観性が大切です。いかに論理的に相手に訴えかけることができるかが、ここでの最優先事項になります。
- オープニング
→ メモの目的を述べる 信頼できる情報源からの分析結果や結論を述べる
分析の目的を具体的に説明 - バックグラウンド
→ この提案をする簡単な真実、目的、経緯、データを記載 データの収集方法の記載 - コンクルージョン（結論）
→ インパクト 結論の一貫性 - 発見
→ 主要な発見部分の記載 - オプション
→ その他、分析結果ではカバーされないリスクや問題、またはデータの別な解釈や分析上の問題を記載 - ネクストステップ
→ 読み手に「次に何が起こるか？いつおきるか？」を明示
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以上がこれまでのメモライティングの連載についてのまとめ記事になります。まとめ記事だけでもかなりの分量になってしまいましたが、一読の価値はあると信じています。詳細が気になる人は、各回ごとの記事もみてみてくださいね。
最後にメモライティングを語る上で、私が感銘を受けた本をここで紹介しておきます。ここで紹介する本は極一部ですが、その代わりかなりおすすめなので、ぜひ近くの本屋さんか下記リンクから購入してみてください。
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