「あなたが仕事ができる人か、そうでない人かは、あるところを見れば一目でわかります。」

それはメモの書き方です。

 

第三弾ではキーラーニングやサマリーを書くポイントは、情報を選択的にして、優先順位をつけるを紹介しました。一週間実践されてみていかがだったでしょうか？サマリーを書いているときに自分が言いたいことがうまくまとまってきていると感じることができるようになってきましたか？

もしかすると上司から評価されている人もいるかもしれません。それほど文字は自分にとっても相手にとっても大きな影響を与えるツールであることが理解いただけたのではないかと思います。

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本日第三弾では、提案書の書き方をみていきたいと思います。「内容はあまり変わらないのに、なんで自分のではなく、あいつの提案がいつも採用されるんだろう？」と思ったことはありませんか？

その人は提案書の書き方のコツを知っているだけなのかもしれませんよ。それでは効果的な提案書の書き方をみていきましょう。

※前回のキーラニング・サマリーですでに記載している部分は重複になるので省略しています。

 

■Recommendation(提案)・memoのフォーマット

オープニング

・コンクルージョンファースト
→必ず「xxxを提案します」から始めましょう。あなたは自分が考えたプロセスを提案したいわけではありません。提案書でもっとも重要なことは結論を伝えることです。

日本では物語を書く時「起・承・転・結」で作っていきますが、ビジネスの場合は「結・起・承・転・締」の形で結論を先に持ってくることが重要です。

 

・メモの目的の明瞭化
→5Wを述べていきます。相手に全体像を伝えていくために詳細ではなく、まずは大枠の部分を伝えていきます。この場合、HOWは不要です。なぜならレコメンデーションの部分で述べていくからです。

 

・インパクトの重要性
→この提案がどれだけのビジネス・インパクト(ex,売上・コスト低減・得意先満足)をもたらすか？の数字を明示していきます。

上司は部下の提案書だからといって全てを平等に目を通すわけではありません。やはりインパクトの大きいものほど、詳細を読まれる確率は高くなるのです。

 

・必要なコスト・投資の明示
→現実的なコスト・投資・リターンの計算は必要です。なぜならビジネスはあくまでビジネスで、どれだけこの提案に対して利益が出るかがもっとも大きなポイントになってくるからです。

 

・コンセンサスを得る
→例えば他の部署やメンバーと合意しているか提案書と、まだアイデアベースで現実味がない提案書ではどちらが実現可能性が高いと感じられるでしょうか？おそらく前者です。グループ提案は賛同を受けやすい傾向にあることを知っておきましょう
。

 

バックグラウンド

・今この提案をする簡単な事実・目的・経緯・データを記載
→主観的な問題提起と客観的に分析された問題提起とではどちらに信憑性があるでしょうか？もちろん時には直感に頼ることも必要ですが、堅実にビジネスを進めるのであれば、客観的事実がある方がその問題に対して取り組みやすくなることは明白です。

 

・課題と戦略との一貫性
→現実に起こっていること、起こりえそうなことに対して、自分が考える提案に一貫性がなければ意味がありません。感情的ではなく、ロジカルに課題と向き合うことができているかをしっかりと図らなくてはいけません。

 

・基本的には過去・現在形で記載

 

レコメンデーション（提案）

・「何の詳細」に加え、「どのようにするか？の概略」
→なぜ自分がこの提案をしているのかを詳細に説明していきます。ここはオープニングのコンクルージョンの補足の部分となるため、できるだけ簡潔かつ詳細に情報を付け足していきましょう。

 

根拠

・recommendation（提案）を支える根拠を最大3つ記載
→優先順位をつけて書いていきます。この中には内的要因・外的要因共に網羅されていることが理想です。

 

・必要に応じて強調
→根拠の完結した文書をアンダーラインつけて記載していきます。その上で各ポイントのサポートデータを記載します。必要なら、クリアで簡潔なチャート使用することをお勧めします。正しい提案になるようデータの絞込みが必要となります。

 

ディスカッション

・その他のイシューやリスク、提案根拠の仮説。代替案とそれを提案しない理由

 

・実現のための実行プラン

 

ネクストステップ

・読み手に期待すること、特に何時までに承認欲しいなどを明確に

 

・承認後、自分と他メンバーが実施するアクション

 

いかがでしたか？フォーマットにしてみるとかなり単純な構図に思えるかもしれません。しかしこの単純さがいかに相手に明確に物事を提案できるかに繋がってくるのです。

あなたの提案書が通りにくかった理由は、決してあなたの考えた内容が悪かったわけではありません。単に書き方が違っただけで重要なポイントを相手に強調できていなかっただけなのです。

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第五弾は分析の書き方についてみていきたいと思います。分析のメモはもっとも客観性が求められるメモの書き方です。むしろいかに文章から主観を取り除くことができるかが求められます。次回もフォーマットを元に、どのような書き方が分析のメモの書き方として効果的であるかをみていきたいと思います。

 

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