「あなたが仕事ができる人か、そうでない人かは、あるところを見れば一目でわかります。」

それはメモの書き方です。

 

第二弾ではメールの書き方で、仕事ができる人か、できない人かを判断できるを紹介しました。今まであまりメールの書き方をこだわってなかった！という人もいたのではないでしょうか？ただ文章をだらだらと書いていたのでは、相手にとって読みやすい文章にはなりません。いかにポイントをうまくまとめ、相手に注意と行動を促すことができるかがメールを書く上で非常に大切なことです。

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本日第三弾では、キーラーニング・サマリーの書き方をみていきたいと思います。特にこの書き方は春から新しく仕事が始まった社会人の方々や彼らの指導役の人が教える材料として使ってもらえればと思っています。文章をまとめる力は編集力とも言い、それ自体が自分の頭を整理したり、物事を簡潔にまとめるスキルが向上する非常に有効なトレーニング方法です。例えば上司から言われてなくても会議のサマリーをとったり、OJTのキーラーニングを上司にシェアすることで、あなたの株をあげることができるかもしれませんよ。

それでは効果的なキーラーニング・サマリーの書き方をみていきましょう。

 

■キーラーニング・サマリーのフォーマット

 

オープニング

・「xxxからの主要なラーニングをサマリーします」
→まず冒頭になんのサマリーかを明確にします。目的が不明瞭では読み手に混乱を与えてしまうだけだからです。

・メモの目的「what, why, when」
→次にメモの目的の概要を記載します。この時「なんのこのサマリーを書いているのか」「なぜこのサマリーを書いているのか」「いつのサマリーを書いているのか」を記載することが大切です。ここではHowになる具体例は不要です。なぜならHowはキーラーニング（後述）の部分で語るからです。

・インパクトが重要
→この活動が何を意味し、いかに会社の目標達成・戦略と合致するのかとマッチングさせます。前回・前々回と述べましたが、皆忙しく働いています。その中で優先順位の低いものは自ずと確認が遅れたり、目を通されなかったりします。自分の書いたものが重要であるかどうかは、簡潔さとインパクトを残さなければいけません。

 

バックグラウンド

・このメモを今出すことの簡単な目的・事実・経緯・データの記載
→ここでは簡単に、このメモを残す背景を紹介しましょう。ファクトベースで語ることができると相手への信ぴょう性を高めることができます。

・(必要なら)この情報が何時・何処で入手したかを記載
→情報の信頼性を高めるのに有効な手段ですが、必ずしも必要であるわけではありません。

・基本的には過去。現在形で記載
→ここでは起こったこと、起こっていることを記載します。これから起こることである未来のことはネクストステップ（後述）の部分で語るからです。

 

キーラーニング

・最大３つの主要な発見を、優先順位の順番で簡潔な文書で記載、アンダーラインで誇張。その上でデータや定義、そして実例を持って補足
→ここでは箇条書きと簡単な補足で文章を構成させます。今私が書いているように行うと良いでしょう。

・キーラーニング・データは自分の提案や会社の目的、そしてフックとの一貫性を保つこと
→支離滅裂な文章や会社の目的にそぐわないことを書いてもそのメモはなんの意味もなしません。会社にとって有益な情報（それは自分が成長していることを告げることも会社としては有益な情報です）を明確に伝える必要があります。

 

オプション

・このメモの主目的ではないが重要な情報やメモで、カバーされなかった課題であるが、シェアされるべきことを記載(ex,遭遇した障害など)
→本文に入れてしまうと話の方向性がブレてしまうことはここで記載しておきましょう。自分の判断でこの部分の情報は必要か不必要かは判断しなければいけません。

ネクストステップ

・学んだことから実施すべきと考えること、または会社として実行すべき事を記載する
→物事は学んだらそれで終わりではありません。アウトプット・実行に起こすまでが一セットです。メールでも学んだ通り、ここでは具体的なアクションと期日を明確にしておくことで受信者の期待値が明確になります。

 

以上がキーラーニング・サマリーの書き方です。５つのフォーマットに当てはめて書いていけば、簡単に簡潔かつ明瞭なメモを書くことができます。全てにおいていうことができますが、情報は多ければ良いというわけではありません。

むしろ優先順位をつけて伝えることを絞った方がそのメモのインパクトは大きくなります。先ほど編集力と言いましたが、自分が本を出版するならどんな書き方が読者に受けるのか？という視点で物事をみてみれば、一歩先の文章力に進めるかもしれません。これは自戒もかねて書いているので、フィードバックがあれば遠慮なく教えてください。

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第四弾は企画提案書の書き方についてみていきたいと思います。「内容はあまり変わらないのに、なんで自分のではなく、あいつの提案がいつも採用されるんだろう？」と思ったことはありませんか？その人は提案書の書き方のコツを知っているだけなのかもしれませんよ。

 

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