メールの書き方で、仕事ができる人か、できない人かを判断できる
「あなたが仕事ができる人か、そうでない人かは、あるところを見れば一目でわかります。」
それはメモの書き方です。
第一弾ではメモライティングが開く可能性を紹介しました。いかにみなさんにとってメモが身近な存在であり、かつ大きな力を持っているかを感じていただけたのではないでしょうか？
-ads-
本日第二弾では、みなさんがもっとも頻繁に使用するメモ、『メール』の書き方について見ていきたいと思います。なぜ今更メールなのか？と思う人もいるかもしれませんが、むしろそう思っている人にぜひ読んで欲しいと思っています。それほどメールは身近な存在でありながら、少し軽視されている部分があるからです。
もう一つメールを効果的に書かなければいけない理由を紹介します。マネージャーの人たちを対象に一日何通メールを受診しているかを調査したところ、平均200通であることがわかりました。この200通全てに同じ労力を注いでいては、マネージャーは他の仕事を進めることができません。
したがって彼らはメールの確認・返信に優先順位をつけています。もしあなたが重要なメールを送っているにも関わらず、書き方がよくないあまりにマネージャーから重要でないと判断されたらどうなるでしょうか？それだけであなたは多くの時間を無駄にすることになります。
そう私たちは効果的にメールを書くトレーニングをしなければいけないのです。ではどこに気をつければ良いのでしょうか？ここからは、送信先・件名・本文に分けて、効果的なメールの書き方を紹介していきます。
■送信先
送信先には３つの欄があります。TO・CC・BCCです。
まずTOについてですが、あなたがこのメールを誰に伝えなければいけないかを明確にする必要があります。ここでは「知っておいて欲しい人」ではなく、「情報を必ず共有しなければいけない人」を選択します。
次にCCですが、ここには「知っておいて欲しい人」を選択します。ここでの注意点はCCをつける人はメールの内容によって適宜変えなければいけないことです。例えば初めはその人に関係があったことも、途中からは関係がなくなったとき、その人はそれ以上CCをつける必要はありません。少しでも関係のないことでのメールの受信を減らした方が良いのです。
最後にBCCです。これはCCと昨日は似ていますが、「知っておいて欲しいけど、誰に送ったかは知られたくない」場合に使用します。例えば何かのネガティブなフィードバックをするときに、TOの宛先以外の人、例えばその人の上司などをBCCに設定しておいて、上司にもその内容をシェアすることが可能です。
しかしこれはあまり多用することをお勧めしません。なぜなら秘密でメッセージを交換していることと同じで、もしそれが相手に知られたら、あなたはその人からの信頼をなくすかもしれないからです。
送信先では、誰に・どう知って欲しいかを明確にして使い分けていきます。
■件名
件名はメールの中でもっとも大切な一つということができます。にも関わらず漠然とした件名が書かれていたり、件名そのものが書かれていない場合もあります。
件名はあなたが相手に何を訴えたいかをもっとも表さなければいけない部分です。なぜならマネージャーは件名の一覧をざっと確認して、重要度が高いメールは何かを見極めるからです。つまり件名が不十分なメールは読むに値しないと判断されるのです。ではどのような書き方が効果的なのでしょうか？
×：来週のエリア会議について
○：【成果報告と同行依頼】△△社との年間取引確約
いかがでしょうか？×の理由はわかりますよね？あまりにも漠然としていて、何をこのメールで訴えたいのかがわかりません。
それでは○はどうでしょうか？この件名だけで３つの情報が組み込まれています。まずマネージャーは「お、送信者は何か成果をあげたのか。」と思います。そして「同行をして欲しいと思っているのか。」最後に「△△社と契約をとったのか。どんな内容なのかな？」といった風に本文に導かれていきます。効果的なメールは受信者に行動を促す働きがあるのです。
■本文
メールは長文には適していません。長くとも内容は10行以内に抑えましょう。判断の仕方は導入部から締めくくりの部分がスクロールしなくても確認できる分量が理想的です。長文を送りたいのであれば、ワードなどで報告書としてまとめた方が保存もしやすいので効果的です。では本文の書き方をみていきましょう。
まず気をつけることは過剰に装飾をしないことです。よく枕詞として、特に相手が目上の人であれば気を使ってあれこれ本文の内容と関係ないことを書いてしまいがちですが、社内の人間にであれば必要ありません。顧客に対しても顔見知りの人であれば、一言で十分です。
次にイントロ部分です。ここでは内容の結論を示しておきます。例えば先ほどの件名の続きを書くならば、
○：△△社 年間取引-1,000万円- 主要商品-※※- ROI-$$%-
といった箇条書きで要点を絞ることがお勧めです。一目でどのような状況下を知らせることを優先させましょう。
そして必要に応じて背景やプロセスを記述していきます。ここでもあくまで簡潔を心がけましょう。特に感情的な成果報告は不要です。
そしてネクストステップを記載します。外してはいけないポイントです。ここでは自分はこれからどのようなアクションをどのように・いつまでに行うのかを記載します。
また相手にアクションが必要な場合もどのように・いつまでを明記することが重要です。目上の人にアクションを支持するのは失礼と感じる人もいるようですが、具体的なアクションが記載されておらず、何をして欲しいかがわからない状態の方が相手にとって失礼なことなのです。
そして最後に期日を設定します。期日の設定がなければ次のアクションに繋がりません。プランは良いものなのにアクションまで繋がらなかったこのの共通点として、期日が明確でなかったことが原因としてあげられるほどです。スケジューリングはしっかりと行わなければいけません。
ここでの注意点は緊急時以外は最低３営業日以上の期日で設定するすることが望まれます。それ以下の期日では相手の事を考慮に入れていないと思われても仕方がないからです。
締めくくりは、感謝の気持ちを伝えたり、近況報告を行っても良いでしょう。軽いコミュニケーションは相手との関係性を深める良い機会かもしれません。
以上メールを書く際のポイントをまとめました。以下もう少しだけ気をつけなければいけない点があるのでお付き合いください。
まず何か添付ファイルがあるときは、何が添付されているのかを本文内に記載しておきます。
そして全体のトーンを確認しましょう。わかりやすいメールを書くことが大切ですが、システマチックすぎたり攻撃的な印象をもたれてしまっては効果は薄れてしまいます。
また複雑な問題に関してはフェイストゥーフェイスで話す事をお勧めします。メールは一方通行のコミュニケーションであるため、深い議論が必要な場合には誤解を生んでしまう可能性もあるからです。ただ口頭でのコミュニケーションは証拠が残らないため、サマリーとしてメールを相手に送信する事をお勧めします。これはいったいっていないの水掛け論をなくすために重要です。
このようにメールを書くだけでも、実はかなり多くの事に気を使わなければいけないことがおわかりいただけましたか？メールは決して何も考えずに送っていいものではないのです。
初めは少し書き方に戸惑う部分もあるかもしれません。しかしこのメールの書き方が社内で浸透すれば、コミュニケーションの効率は増加します。
なぜなら送信者は自分の考えをまとめることができ、受信者は自分が何を期待されているかが明確だからです。
部下から同じ内容のメールが送られてきたとき、あなたは漠然とした何を言いたいのか不明瞭なメールと、目的と結果、ネクストステップが明瞭なメールではあなたはどちらを評価しますか？
-ads-
第三弾は企画提案書の書き方についてみていきたいと思います。「内容はあまり変わらないのに、なんで自分のではなく、あいつの提案がいつも採用されるんだろう？」と思ったことはありませんか？その人は提案書の書き方のコツを知っているだけなのかもしれませんよ。
!!変更します!!
第三弾では企画書の書き方をみていくと書きましたが、先にキーラーニング・サマリーの書き方をみていきたいと思います。企画書の書き方は第四弾で掲載します。突然の変更申し訳ございません。引き続きメモライティングをお楽しみにしていてください。
この連載はFacebookページ「毎日ビジトピ（@mainichibiztopi）」で更新のお知らせをしていきます。この掲載が「役に立った」「面白かった」という人はぜひ「いいね」や「コメント」、「シェア」をしてみてください。また毎日ビジトピをFacebook上でフォローしていただけると、更新通知が届きますので、ぜひそちらもチェックしてみてください。
※毎日ビジトピとは？
3分で読める最新のビジネストピックを毎日お届け。様々な観点からの記事を掲載しているので、幅広く役立つ知識を身につけることができます。またインタラクティブな交流も目指しているので、ご興味のある方は専用の問い合わせフォームかFacebookのコメント欄にお気軽にメッセージしてください。
!!NEW!!
Twitterを始めました。Twitterでは過去のブログ記事のまとめたものや、今の関心ごとを発信したもの、人の面白そうな記事をリツイートしたりしています。その中にはみなさんの興味を引くものも含まれているかもしれません。ぜひ毎日ビジトピ（@MainichiBizTopi）で検索してみてください:)
