４７４、ビジネス文章の書き方ひとつでその人が優秀かどうか判断できる
こんにちは、くらもとたいし です。
ビジネス文章を書くのは得意ですか？私が勤めていた会社ではメモ・ライティングというスキルが社員に根付いていました。これはコンクルージョン・ファースト、内容は小学生でも理解できる内容、目的・期待値は明確にすることが期待されます。
でないとメールも提案書もスルーされてしまう文化にまでなっているので、社員は極力簡潔に文章を書く能力が付いています。本日はそんな内容を。
当サイト内のTOPIC SELECTIONに「メモライティング」、ビジネスの効果を飛躍させるビジネスライティングの考え方をまとめているので、ぜひそちらもご覧ください。リンクはこちらからどうぞ。
それでは見ていきましょう！！
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【ビジネス文章の書き方ひとつでその人が優秀かどうか判断できる】
隠れた無駄が会社の成長を妨げます。あなたはそれをマネジメントしなければいけません。あなたはまず何に着手できるでしょうか？もっとも着手しやすい、”書くこと”について見直してみませんか？
私は547名ものビジネスパーソンを調査した結果、Eメールや提案・報告書などに週2時間時間を費やしていることがわかりました。彼らは週に25.5時間を読み書きに費やしているとも答えました。またその中で81%もの人が無駄な時間を費やしていると考え、読みモノは非効率的で分かりにくく、専門用語にあふれていると感じています。
私たちの挑戦はより書きモノを簡潔かつ明確化することで読み手にストレスと時間を費やさないようにすることです。ここでは良・悪い例を見ていきましょう。
＜漠然とした文章内容はリーダーシップを弱める＞
Yahooの現CEO Marissa Mayer氏は今のビジョンを社員にメールで共有しました。その内容は「…我々の驚くほどの忠誠心と貢献によりチャレンジは良い方向へと向かっていく…我々のミッションは驚くべき製品やサービスを提供するだけでなく、世界で最も知られる会社になることである…そのために我々は驚くほどのコミットメントを実現し驚くほどこのチームを信頼している。」
この文中には4つの「おどろくほど」という言葉が使われています。この言葉だけでは意味の具体性に欠けるためミスリーディングを起こす可能性があるあまり評価することのできない文章です。一方でAppleのTim Cookは明確かつ専門用語を用いないで会社の意思決定を述べています。明確なリーダーシップは社員の方向性を定め生産性を高めることができるのです。すごいとは理解できるが何を示しているのか理解できない内容と、内容が明確な文章とでは理解度が格段に違うのは理解に難しくないでしょう。
＜カスタマーにも明確な文章を-信頼を勝ち得るための考え方-＞
上記の考えはカスタマーに対しても同様です。例えばGoogleのカスタマー向けPRを見てみましょう。「創業以来、我々はユーザーエクスペリエンスにフォーカスしてきました。我々のサービスはオリジナリティーであり、今まで体験したことないサービスを提供し続けます。」いかがですか？非常に明確かつ期待値が記されています。
＜ネガティブな書き方はネガティブな考え方に繋がる＞
ネガティブな書きモノは読み手にも伝わります。最も良い例として2024年のボストンオリンピック誘致の文章にありますが、その文章から費用面等ネガティブな文章が見られ、誘致の文章なのにオリンピックを誘致したくないのかともとられる内容に理解することができます。
＜クリアなライティングはマネージャーの生産性を向上させる＞
以上示してきたとおり、Eメールも含めて明確に書くことはマネージャーの生産性を高めることにもつながります。多くのマネージャーは一日に膨大な量の読みモノ受け取ります。その時不明確な文章はそれだけで時間を無駄にしてしまいます。明確に文章を書く習慣を会社の文化にすることが時間の無駄削減につながることを祈るばかりです。
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