こんにちは。くらもとたいしです。

 

今行われている多くの会議のスタイルを、非常に時間を無駄にしていると感じませんか？理由は2つ、準備不足と消極的な態度です。

参加する側はもちろんですが、主催する側もなんとなく会議を主催していないでしょうか？主催者がなんとなくでは参加者も当然なんとなくで終わってしまいます。また消極的な態度については、会議で一回も発言せずに終わることはないでしょうか？会議は意見を戦わせる場であり、もし一言も話さないのであればサマリーだけ確認し、会議には初めから出席しないほうがましではないでしょうか？

今一度会議のあり方について考えなければいけないのではないでしょうか？

それでは見ていきましょう！！

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【会議のあり方を再確認する】

 

私たちは会議を好き・嫌いなどの傾向で示すきらいがあります。皆が会議のために時間を縛られたくないと思っていて、一旦部屋に集合すると、時間を無駄にしたくないとメールのチェックをしだすことが起こりえるのです。

 

そんなに会議は退屈なものなのでしょうか？私たちが行っている会議の、何が間違っているのでしょうか？

 

タイムマネジメントをHBRの記事に掲載されている記者によると、私たちは生産性を上げることを重要視し、簡単に「はい」が言えるミーティングを重荷に感じているのであるといいます。

彼女は例えば会議を飴のようなものと考えています。それは簡単に受け入れることができ、飴がなくなるまで耐えなければいけない点で同じです。小さなものであれば良いが、大きな飴になるとなくなるまでに非常にストレスを感じてしまいます。

この会議どんな会社でも蔓延してしまっていう中毒を解決するためにも、以下の点をご紹介していきます。ここからは会議を主催する側、そして参加する側のタッチポイントをご紹介しています。

 

・会議を主催する側

＜明確なアジェンダを用意する＞
必ずこの会議で何を達成させたいのかを明確にさせます。多くの会議が開催が通例化されていて、目的が明確になっていないことが起こってしまっています。

 

＜必要な人材だけ招集する＞
不要な人を招くことで、会議の時間の時間が長引くことを避けることができます。実際会議の店員は８名が最大と考えられています。その人数が人をうまくエンゲージできる人数だからです。

 

＜準備を周到し、周到させる＞
事前にアジェンダを出席者に配布し、準備期間を設けます。そして会議の時間は彼らのインサイトをまとめる時間として使うのです。テキストを読んで理解できるものは、できるだけ準備段階でシェアしておきましょう。

 

・会議を出席する側

＜いつでも「はい」と言わない＞
会議中もそうですが、会議自体に自分が出席する必要性を感じなければ辞退することも大事です。何のために、何を期待されているのかが自分とは合致しなければ断ることも重要です。

 

＜準備する＞
会議を退屈なものとしないために積極的に自分自身をエンゲージしていきます。そのためには事前準備が必要です。事前にシェアされているアジェンダを熟読し、自分が会議で発言する内容を事前に準備しておくと良いでしょう。

ありがとうございました。

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