１８５、ボスに変わって会議を進行してみる
こんにちは。くらもとたいしです。
効果的に会議を進行できてきますか？
この記事を読んでいただいている人のほとんどが毎日会議に明け暮れている人もいるのではないでしょうか。また読者の中には会議には参加することはあるけどあまり経験値が少ないジュニアの方もいるのではないでしょうか？
会議を効果的に実践するには、経験と知識が大切です。知識は過去数回にわたって当ブログの記事でもシェアしてきました。（まだ読んでない！と言う方はぜひ下記リンクをチェックしてみてください！）
そろそろジュニアの方も会議をファシリテートする準備をしてみてはいかがでしょうか？
それでは見てきましょう！！
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【ボスに変わって会議を進行してみる】
もしあなたが会議に対するボスのリードを非効率と思っている時、それはあなた一人ではないはずです。ほとんどのマネージャーや監督者は組織として優先する順位が高くない会議に対して、効果的な会議の進め方を実践していません。加えて彼らは忙しく十分な準備ができていない理由もあり、あなたはその会議を非効率だと感じるてしまっているのです。
では、どうすれば良いのでしょうか？やはりボスの方法に文句をつけるのは自分の印象にも関わってくるのでやめておいた方が良いのでしょうか？いいえ、そんなことはないはずです。多くのアンケートを行ったところ上司自体にも会議が効果的に行われていないと感じているポイントがあるとわかっています。
またそれが効果的に改善できるのであれば、改善したいとも考えていたのです。それではあなたはどのような話し方でボスに会議の効率化を提案すれば良いのでしょうか？またそれが受け入れられた時には、自分はどのような会議進行を行うのが効果的なのでしょうか？
-ボスにサポートを提案する場合-
＜何かできることはありませんか？＞
サポートを申し出ましょう。これは誰も不快にさせない、非常に有効な手段です。またボスに対して良い印象を同時に与えることもできます。もしボスがサポートを受け入れたら、参加者をエンゲージし、できる限りのサポートを実施しましょう。
もしサポートを必要としない場合は「OK、また気が変わったら言ってください」と気軽に返答すれば良いでしょう。ボスの頭の中には、あなたはサポートを申し出た人と印象には残るのですから。
-効果に会議を進行するために必要な知識-
＜何が効果的なのかを考える＞
会議が非効率と感じる部分は何でしょうか？そう実は様々な要因が重なり合っているのです。まずアジェンダが事前にシェアされていないことが挙げられます。これは会議をスムーズに進める上で非常に重要なことなので、必ず参加者には事前にアジェンダはシェアしなければいけません。
そして期待値は明確にしておきましょう。どのような発言を期待し、何を最後に決定したいかを冒頭で話しておくのです。また話がそれることを意識しておきましょう。その脱線が会議の範疇であれば良いが全く関係のない場合、話は大枠から外しては非効率になってしまうからです。
最後にネクストステップは明確にしておきます。会議で決まったことで終わりではなく、いつ誰が何を実行するまでをクリアにしなければ会議が行われた意味がありません。
＜参加者のサポートを考える＞
会議はその議題を始めて行われると言う前提で、議題が開始されます。しかしもしかすると参加者の中に、同じような案件を実行した人がいないでしょうか？以外と全く同じではなくても過去に同じようなことを経験したことのある人はいるかも知れません。
いるとしたらその人がリードするだけで会議は圧倒的にスムーズに進行できるようになるでしょう。自分がゼロから進めていくことが優秀なのではなく、いかに人を巻き込んでいくことができるのかも非常に高度なビジネススキルなのです。
なぜここまで効率化にこだわるのでしょうか？それは会議は時間をかければ良いものではなく、どれだけ効率的に結論にまでたどり着けるかが重要だからです。なぜならば当たり前ですが会議をしている時間も有給だからです。
しかし実際の場合は、形ばかりの会議が行われて身をなしている会議は極端に少ないと言っても過言ではないかも知れません。効率的に会議を実行することは他のタスクに早くコミットでき、結果として会議も他のタスクもスムーズに進行できるようになることでしょう。
ありがとうございました。
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