こんにちは。くらもとたいしです。

 

私が以前勤めていた会社での会議の考え方は、準備をしっかりとし、事前に参加者にアジェンダと目的・役割を共有します。そして伝えたいことは簡潔かつ明確にすることで、何を達成したいかをはっきりとさせます。

そして参加者には発言が求められ、参加者も事前準備や発言をしない人に関しては次回から参加する必要がないと判断されてしまいます。シビアではありますが会議は時間の浪費であってはいけず、戦略を明確にするためにはこれくらいシビアに設定した方がうまくいくケースが多いのではないでしょうか？

それでは見ていきましょう！！

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【会議がうまくいかない3つの理由】

 

戦略会議をうまく活用できると、周囲に強烈な意思決定とポジティブなエネルギーを生むことができます。

反対に戦略会議がうまくいかないと、人々をイラつかせ、ただ時間やエネルギーの消費に終わってしまうことも多々あります。

 

実は戦略会議がうまくいかない理由には共通点があり、3つの間違いがあることが判明しました。その理由を見ていきましょう。

 

＜アジェンダの優先順位を明確化する＞
達成が難しすぎるアジェンダを、全て共有できるつもりでいてはいけません。エグゼクティブたちは簡単に意思を伝えることができると思い込んでいますが、実際は難しすぎるトッピックに対してそう簡単に周囲が理解できるわけではありません。

その食い違いからエグゼクティブも社員もフラストレーションが生まれるのです。そこで、ここでの提案はプライオリティーを明確化することにあります。完璧に理解を得ることが難しい内容であれば初めから伝えたいトッピクを1，2つに絞ることで、結果理解度を高めることができるのです。

 

＜会議の準備を重視する＞
会議に対して準備を軽視している傾向があまりにも多く見受けられます。本来会議は明確な視点を与えたり、討議、戦略の拡大を話す場であるはずです。決して戦略そのものを作る場ではありません。

しかし準備が不十分であると、戦略を作ることから始まり詳細や明確な意思を伝えることができないまま終わってしまうことになってしまいます。事前準備ほど大切なものはないことを自覚しておきましょう。

 

＜ファシリテーターを育成する＞
すべての会議に優秀なファシリテーターがいることはほとんどありません。優秀なファシリテーターはジャングルの案内人のようなものであり、複雑に入り組んだ道を正確に案内してくれる誠意室を持っています。反対に間違ったファシリテーターの共通点としては、明確な方向性を示すことができないことが挙げられます。

例えば間違ったディスカッションの環境を作るなどもそうです（人数設定など）。またノイズの中からヒントをピックアップできないなど。そして討議が短すぎたり長すぎたりするなどの特徴が挙げられます。

ありがとうございました。

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